ד"ר ענת קופ
יועצת ארגונית ומנהלת שותפה בחברה
מישהו פעם הצליח לנהל את השמש? את הגשם? את עונות השנה? את מהירות סיבוב כדור הארץ? אז מדוע שמישהו יניח שניתן לנהל את הזמן?
איני יודעת מי טבע את המונח "ניהול זמן" שחדר כה חזק לאופנות הייעוץ הארגוני למיניהן, מגובה בסדנאות והרצאות מלומדות עתירות תובנות. המונח "ניהול זמן" שגוי מיסודו. זמן הוא משאב. מצד אחד יש לנצלו ככל משאב אחר כגון: כסף, עובדים ורכוש. מאידך, את הזמן לא ניתן לנהל. הוא חולף באותו הקצב בין אם התייחסנו אליו ובין אם לאו. אין לנו כל יכולת לנהל את הזמן. הוא אדיש אלינו, אין לנו היכולת לאוגרו בבנק, לשנות את קצב "בזבוזו" או להסיטו ממסלולו ולכן הוא משאב חריג ושונה. "אתה לא יכול לחסוך זמן, אתה יכול רק לבזבז אותו. אתה יכול לבזבז אותו בחוכמה או בטיפשות. אין לנו למעשה זמן בכלל, כיוון שאנו עסוקים מידי בבזבוזו במטרה לחסוך אותו ותוך ניסיון לחסוך כל רגע נתון, הוא מבוזבז" (מתוך: "פו הדוב").
הזמן אומנם מתקדם בקצב קבוע אבל מה שמשתנה היא תפיסתנו אותו. מבחינתנו הזמן חולף ביעף כאשר אנחנו נהנים, הוא "לא זז" כאשר אנחנו משתעממים, כשאנחנו עובדים או משחקים במחשב נדמה שקצב התקדמות הזמן הוא אחר לחלוטין וכשאנו מתאבלים הזמן "עומד מלכת".
היות וכך, המנוהל היחידי האפשרי ביחס למימד הזמן הינו הפועל בו, הווה אומר, אנחנו. אי לכך המונח הנכון והראוי הוא "ניהול עצמי". מונח זה הוא אשכול יכולות הכולל : משמעת עצמית, שליטה על האירועים בחיינו, יכולת תכנון מוקדמת, יכולת הערכה ריאלית ביחס למשאבים בכלל ומשאבי זמן בפרט, הבחנה בין עיקר לטפל ולא פחות חשוב- זיהוי "ערפדי זמן" המשתלטים על זמננו. "ערפדי הזמן" המוכרים הם "שיחות הברזייה"- פטפוטים סתמיים ורכילויות מיותרות.
בעידן הטכנולוגי התווספו ל"ערפדי הזמן" המוכרים גם הבלקברי, הפייסבוק, המיילים ודומיהם. הללו הנכנעים ל"ערפדים" ימצאו את עצמם מתלוננים שוב ושוב על חוסר זמן. לעומתם, ישנם אנשים נינוחים ורגועים שהספקם רב. "אלה המבלים את זמנם בדברי הבל מתאוננים כי הזמן קצר. אלה המפיקים תועלת ממשית מהזמן להם שעות פנאי מרובות" (לה בריור).
כדי להתנהל נכון ובאופן שיטתי בתוך מימד הזמן עלינו לשאול את עצמנו מספר שאלות בנוגע לכל מטלה:
הביצוע והן באיכות הביצוע. ההבחנה בין דחוף לחשוב אף היא קריטית.
יש לזכור שרוב המטלות המונחות לפתחנו מידי יום ביומו, הינן דחופות ולא חשובות. השקעת משאבי זמן יקרים במטלות הדחופות תבוא בהכרח על חשבונן של החשובות לנו. "הזמן דומה לנהר המעלה לנו דברים קלים ומנופחים אבל מניח את הדברים הכבדים לשקוע" (פראנסיס בייקון).
לבסוף, חשוב לזכור, כי "ניהול עצמי" נכון ביחס לציר הזמן הוא לאו דווקא לקיים התחרות מתמדת מולו ולהתהדר בהספק רב - כי אם לחוש מסופקים ונינוחים ביחס לחיים אותם בחרנו לחיות.
יועצת ארגונית ומנהלת שותפה בחברה
מישהו פעם הצליח לנהל את השמש? את הגשם? את עונות השנה? את מהירות סיבוב כדור הארץ? אז מדוע שמישהו יניח שניתן לנהל את הזמן?
 |
| זהירות! ערפדי זמן |
הזמן אומנם מתקדם בקצב קבוע אבל מה שמשתנה היא תפיסתנו אותו. מבחינתנו הזמן חולף ביעף כאשר אנחנו נהנים, הוא "לא זז" כאשר אנחנו משתעממים, כשאנחנו עובדים או משחקים במחשב נדמה שקצב התקדמות הזמן הוא אחר לחלוטין וכשאנו מתאבלים הזמן "עומד מלכת".
היות וכך, המנוהל היחידי האפשרי ביחס למימד הזמן הינו הפועל בו, הווה אומר, אנחנו. אי לכך המונח הנכון והראוי הוא "ניהול עצמי". מונח זה הוא אשכול יכולות הכולל : משמעת עצמית, שליטה על האירועים בחיינו, יכולת תכנון מוקדמת, יכולת הערכה ריאלית ביחס למשאבים בכלל ומשאבי זמן בפרט, הבחנה בין עיקר לטפל ולא פחות חשוב- זיהוי "ערפדי זמן" המשתלטים על זמננו. "ערפדי הזמן" המוכרים הם "שיחות הברזייה"- פטפוטים סתמיים ורכילויות מיותרות.
בעידן הטכנולוגי התווספו ל"ערפדי הזמן" המוכרים גם הבלקברי, הפייסבוק, המיילים ודומיהם. הללו הנכנעים ל"ערפדים" ימצאו את עצמם מתלוננים שוב ושוב על חוסר זמן. לעומתם, ישנם אנשים נינוחים ורגועים שהספקם רב. "אלה המבלים את זמנם בדברי הבל מתאוננים כי הזמן קצר. אלה המפיקים תועלת ממשית מהזמן להם שעות פנאי מרובות" (לה בריור).
כדי להתנהל נכון ובאופן שיטתי בתוך מימד הזמן עלינו לשאול את עצמנו מספר שאלות בנוגע לכל מטלה:
- מה? צריך לעשות
- מתי? צריך לעשות
- מי? צריך לעשות
- כמה? זמן ייקח לעשות
- האם? דחוף לעשות
הביצוע והן באיכות הביצוע. ההבחנה בין דחוף לחשוב אף היא קריטית.
יש לזכור שרוב המטלות המונחות לפתחנו מידי יום ביומו, הינן דחופות ולא חשובות. השקעת משאבי זמן יקרים במטלות הדחופות תבוא בהכרח על חשבונן של החשובות לנו. "הזמן דומה לנהר המעלה לנו דברים קלים ומנופחים אבל מניח את הדברים הכבדים לשקוע" (פראנסיס בייקון).
לבסוף, חשוב לזכור, כי "ניהול עצמי" נכון ביחס לציר הזמן הוא לאו דווקא לקיים התחרות מתמדת מולו ולהתהדר בהספק רב - כי אם לחוש מסופקים ונינוחים ביחס לחיים אותם בחרנו לחיות.
ענת, מאמר מרתק. רציתי לשאול, מניסיונך: עד כמה מנהלים צריכים להיות מעורבים בניהול המשימות של עובדיהם? בסופו של דבר מדובר בניהול הזמן שלהם ובקביעת סדרי העדיפויות, אבל מצד שני זאת הבעת אי אמון בשיקול הדעת של העובד. מה דעתך?
השבמחקאחת המשימות המורכבות העמודות בפני מנהלים היא היכולת לכוון ולקדם מטרות ארגוניות, לכן הם מחוייבים- ולא רוצים או צריכים- להתייחס לתחימת זמנים וסדרי עדיפויות בתחומי עבודת העובדים עליהם הם אמונים. יחד עם זאת הדבר צריך להתנהל בעיקר בתחילת קשר עבודה ועל בסיס למידה והכוונה, משהעובד הפנים הוא יכול להתקדם לבדו. עדיין חשוב לזכור- המנהל מנהל את העובד ולא את הזמן !
השבמחקאכן מאמר מרתק, התחברתי מאוד למשפט האחרון!
השבמחקעלינו להיות מודעים למטרות שלנו, להגדיר אותן ולסדר אותן לפי סדר עדיפויות. אכן אחד המכשולים העומדים בפנינו בבואנו לקבוע סדרי עדיפויות הנו ההבחנה בין הדברים הדחופים לבין הדברים החשובים כפי שטוענת ניצה אייל בספרה "הזמן האמיתי". במשימה זו ייתכן ויש מקום ליועץ. הוא יכול לעזור לקבוע סדרי עדיפויות ואולי חשוב מכך- לתת כלים לנועץ בקביעת סדרי עדיפויות נכונים.
חוסר השליטה שלנו בזמן כדברייך מייצר אצלינו בעלי העסקים את המושג "ניצול הזמן" זהו מושג אמפירי לחלוטין המודד הספק ליחידת זמן מוגדרת . . מפעלים טכנולוגים מתקדמים ביפן משתמשים במושג "ניצולת" ככלי המדידה לקידום ולהצלחה במפעל . .הם אכן מגיעים לתוצאות גבוהות ביותר בכל הקשור להספקו של עובד. . אך לדעתי הדבר נובע בעיקר מתרבות ומשמעת שאכן מקדמת עבודה וייצור אך מדרדרת את האדם עצמו שלא יודע "לפנות זמן" לערפדי הזמן ושיחות הברזייה כפי שאת מגדירה אותם . . אלה שעושים לנו הישראלים את החיים לכל כך מענינים . . הפזילה לצדדים והפניות לעשייה הנאתית ובלתי מועילה שבאה על חשבון הדברים ה "חשובים" בחיים . . אז . . ענת . . אנא ממך . . הבריחה הישראלית כדבריך לעשייה לפני שאלת השאלות נובעת ממה "בא לנו" ומה "מתחשק לנו" לעשות ואל לך לקחת את זה מאיתנו באמטלת האירגון והסדר :)
השבמחק